Perché un ente di formazione dovrebbe utilizzare AimSafe – seconda parte

Nella prima parte di questo articolo abbiamo elencato i problemi più comuni che riscontra un ente di formazione nella sua gestione quotidiana.

In questa seconda parte vediamo come, per ognuno di essi, AimSafe ha già pronta una soluzione, fornendo le istruzioni dettagliate per utilizzarla.

Le soluzioni

1) anagrafica: mai più dati mancanti perchè opererete sugli stessi dati che ha inserito l’azienda, oppure l’RSPP oppure il medico competente. Questo è proprio il concetto di condivisione, caratteristica fondamentale di AimSafe. Lo spazio comune che si viene a creare consente di lavorare tutti sugli stessi dati, evitando errori di trascrizione e dimenticanze.

2) aggiornamento dell’organico: è sufficiente che l’azienda, il RSPP o il medico competente aggiornino l’organico e anche voi avrete i dati aggiornati. Se viene assunto un nuovo lavoratore voi lo saprete e potrete organizzare i corsi necessari; se viene dimesso un incaricato antincendio, primo soccorso o RLS, il sistema vi avvertirà e potrete definire insieme all’azienda un sostituto e la relativa formazione;

3) generazione e invio degli attestati: il sistema permette la generazione automatica degli attestati, l’invio via email degli stessi ai soggetti che io desidero lo ricevano (es. allievo, azienda, consulente ecc.). E’ il sistema stesso, cliccando su un tasto, ad aggiornare l’anagrafica degli allievi inserendo il corso fatto e copia dell’attestato, eliminando, di fatto, l’attività di back office;

4) remind ai clienti: AimSafe invia ai suoi utenti una mail ogni 1 e 15 del mese per ogni azienda creata o di cui ha ricevuto la condivisione. Risultato: voi e i vostri clienti verrete avvertiti, ogni 15 giorni, con tutti quegli elementi che non sono conformi: lavoratori non formati; lavoratori che pur non essendo più in forza, svolgono ancora qualche incarico; scadenze del prossimo mese;

5) riempire le aule: qui AimSafe vi propone degli strumenti veramente rivoluzionari per il vostro lavoro. Prima di tutto la pagina del “Planning“, una schermata dove il sistema, in base a tutti i dati che possiede, vi mostra quali corsi andrebbero organizzati e quanti allievi hanno bisogno di quello specifico corso in base alla mansione e/o all’incarico svolto. Scoprirete tante belle opportunità. Sarà sufficiente definire, in accordo con l’azienda e l’RSPP, quali sono i requisiti per ogni mansione e sarà il sistema ad incrociare i dati e darvi il risultato. E da questa pagina potrete automaticamente generare il corso e “buttarci dentro” chi quel corso deve farlo.

6) archiviazione: chiaramente, per ogni corso, posso archiviare online verbali e test di apprendimento, lettere di incarico, verifiche di gradimento e tutto quello che Vi serve, con la tranquillità di un sistema di archiviazione in sicurezza e ridondante. Per quanto riguarda gli attestati, non dovrete mai più produrre dei duplicati. Chiama l’azienda che ha perso l’attestato? Basta che acceda al suo spazio su AimSafe e troverà tutti gli attestati dei suoi lavoratori. Un lavoratore deve entrare in cantiere? Basterà visualizzare sul cellulare l’attestato e sarete a posto.

E se collaborate con consulenti o altri enti che, per qualsiasi motivo, non vogliono condividere con voi la gestione dell’azienda?

Tante belle funzioni, ma a volte collaboriamo con enti o consulenti che sono restii a condividere tutte le informazioni dei loro clienti.

In questi casi basterà condividere con loro il corso e loro potranno aggiungervi gli allievi pescando direttamente dalla loro anagrafica, facendovi accedere alle sole informazioni anagrafiche necessarie per l’emissione dell’atttestato.

Pochi clic anche per i consulenti più pigri: “Guarda che non devi fare nulla: accetta la condivisione del corso che ti ho inviato, vai nella pagina del Planning, scegli chi deve fare questo corso e clicca aggiungi, non mi serve altro”.

Tra tutti, scommettiamo che non sarà più un problema riempire le aule di aggiornamento primo soccorso? E alla fine del corso non ci sono scambi di attestati, né necessità di aggiornare tanti database differenti: con pochi clic tutti avranno i dati aggiornati.

Penserete: questo articolo dice tante cose belle ma nella pratica…

Ecco la testimonianza di un consulente per la sicurezza che si occupa della gestione della formazione.

“Uno dei miei principali clienti, tra giugno e luglio assume circa 300-400 persone che io e i miei collaboratori dobbiamo formare e produrre gli attestati. Con AimSafe la nostra vita si è rivoluzionata: al termine del corso, il docente premendo un paio di tasti produceva e inviava gli attestati direttamente alla mail del lavoratore che lo riceveva dopo aver fatto pochi passi fuori dall’aula. Alcuni hanno perso la mail o non l’avevano inserita e, ad agosto mentre ero sulla spiagga di Calella, inviavo dal cellulare gli attestati richiesti (5 attestai in 15 giorni di vacanza).”

La scelta di lavorare in vacanza rimane a discrezione di ognuno, ma per tutto il resto puoi provare gratuitamente le funzionalità di AimSafe, semplicemente registrandoti.

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