4 idee per sfruttare al meglio il modulo Prescrizioni

E’ stato recentemente implementato il nuovo modulo di AimSafe dedicato alle Prescrizioni Legali e alla gestione dei controlli periodici.

Come già successo per altre funzionalità offerte dal nostro sistema dedicato alla gestione della sicurezza e salute dei lavoratori, anche durante la realizzazione di questo modulo ci siamo accorti che esso, pur essendo pensato per uno specifico obiettivo, poteva essere funzionale ad assolvere a diversi compiti.

Scopriamoli insieme.

Gestione delle prescrizioni legali e aggiuntive

Sicuramente, per molti di voi, questo titolo significa poco. Per coloro che si occupano di sistemi di gestione, al contrario, si tratta di un argomento ben conosciuto e rappresenta il fine principale del nuovo modulo.

Sia la 14001 che la 18001, infatti, prevedono che l’organizzazione adotti procedure e registrazioni finalizzate a garantire di avere un elenco aggiornato delle prescrizioni legislative e verificarne periodicamente il rispetto.

Tutto questo si traduce, per l’azienda certificata, nelle seguenti necessità:

1. avere un elenco aggiornato delle prescrizioni legislative a cui è sottoposta l’organizzazione. Chiaramente questo ha l’obiettivo di condurre all’implementazione delle suddette prescrizioni all’interno della organizzazione stessa;
2. avere un monitoraggio periodico del rispetto delle norme al fine di evidenziare tempestivamente eventuali situazioni non conformi e porvi rimedio. Spesso le norme cambiano e se non cambiano le norme, cambia l’organizzazione. Il rischio di “perdere” la conformità ad una norma rispettata esiste e deve essere, per quanto possibile, evitata.

Quanto sopra, si estende anche alle prescrizioni aggiuntive, ovvero quelle che l’organizzazione sottoscrive, solitamente, con clienti o altri soggetti (Accordi sindacali ecc.).

Gestione dei controlli periodici

Sebbene AimSafe permettesse già, attraverso la sezione “Documenti” e “Attività” di gestire gli adempimenti ricorsivi, attraverso il modulo Prescrizioni legali e controlli periodici, tale funzionalità viene ulteriormente migliorata.

Prendiamo, ad esempio, il controllo periodico della cassetta di primo soccorso, in questo caso, sarà sufficiente creare la prescrizione: “Controllo cassetta di primo soccorso”, descrivere cosa controllare, come dare evidenza del controllo e definire la periodicità dei controlli.

Applicando il controllo alle sedi gestite, si attiverà il controllo e la verifica del periodismo di controllo. Ad ogni controllo della cassetta, sarà possibile indicare la data del controllo e caricare la scansione della scheda di controllo predisposta.

Effettuazione di audit guidati (checklist)

Attraverso il modulo Prescrizioni posso anche realizzare una sorta di checklist di verifica sul luogo di lavoro.

Ipotizziamo di dover realizzare delle verifiche nelle varie sedi di un’azienda. Sarà sufficiente creare le prescrizioni che voglio andare a verificare e assegnarle a tali sedi.

Quando mi recherò presso la singola sede, basterà scorrere le prescrizioni e, per ognuna, indicare quali hanno avuto esito positivo e quali negati. avrò anche la possibilità di caricare la documentazione che fornisce evidenza del risultato anche direttamente con la fotocamera del cellulare.

Regolamento appaltatori

Nelle aziende più organizzate, il committente definisce specifiche prescrizioni in materia di sicurezza e salute dei lavoratori, ambiente e qualità del servizio/prodotto fornito che devono essere rispettate da tutti i fornitori.

Attraverso il modulo Prescrizioni legali e controlli periodici è possibile caricare i requisiti specifici ed applicarli agli appaltatori caricati su AimSafe, eventualmente condivisi direttamente con il fornitore stesso.

In questo modo, potrò monitorare il rispetto delle prescrizioni e dare la possibilità all’appaltatore di verificarle direttamente e di essere avvisato quando vengono inserite nuove prescrizioni o quando prescrizioni esistenti vengono modificate.

Come attivare il modulo Prescrizioni

Il modulo Prescrizioni legali e controlli periodici è disponibile gratuitamente per tutti gli utenti di AimSafe che hanno sottoscritto l’abbonamento Premium.

Registrati gratuitamente su AimSafe per provare le funzionalità offerte da tale abbonamento e consultare i relativi costi.

Per vedere il modulo prescrizioni all’opera contattaci per una demo online.

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