UNI EN ISO 9001:2015… Semplice con AimSafe!

In questo articolo, vi mostreremo l’utilizzo di AimSafe come assistente per le attività connesse all’implementazione e al mantenimento di un sistema di gestione.

Per farlo spiegheremo come utilizzare le funzionalità messe a disposizione dal nostro sistema per assolvere i seguenti punti della norma UNI EN ISO 9001:2015:

  • 5.3 Ruoli, responsabilità e autorità
  • 6.1.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità (Pianificazione)
  • 6.2 Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento
  • 7.2 Competenza
  • 7.3 Consapevolezza
  • 7.5.3 Controllo delle informazioni documentate
  • 8.2.2 Determinazione dei requisiti relativi ai prodotti e servizi
  • 8.2.3 Riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi
  • 8.4 Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno
  • 9.2 Audit interno
  • 10.2 Non conformità e azioni correttive

5.3 Ruoli, responsabilità e autorità

La norma impone che:

L’alta direzione deve assicurare che le responsabilità e le autorità per i ruoli pertinenti siano assegnate, comunicate e comprese all’interno dell’organizzazione.

L’alta direzione deve assegnare le responsabilità e autorità per:

a) assicurare che il sistema di gestione per la qualità sia conforme ai requisiti della presente norma internazionale;

b) assicurare che i processi stiano producendo gli output attesi;

c) riferire, in particolare all’alta direzione, sulle prestazioni del sistema di gestione per la qualità e sulle opportunità di miglioramento (vedere punto 10.1);

d) assicurare la promozione della focalizzazione sul cliente nell’ambito dell’intera organizzazione;

e) assicurare che l’integrità del sistema di gestione per la qualità sia mantenuta, quando vengono pianificate e attuate modifiche al sistema stesso.

AimSafe può aiutarci attraverso la sezione “Incarichi” dove potrete andare ad assegnare gli incarichi definiti. Accedete alla sezione e cliccate su “Nuovo”: apparirà la finestra come quella sotto riportata:

aimsafe-incarico-dettaglio

Oltre agli incarichi relativi alla sicurezza dei lavoratori, è possibile indicare gli altri incarichi aziendali nel seguente modo:

  1. nel campo “Incarico”, selezionare “Altro”;
  2. nel campo “Persona”, selezionare la persona a cui assegnare l’incarico. Digitando le prime 3 lettere, compariranno tutte le persone a database con quelle 3 lettere;
  3. nel campo “Incarichi”, indicare l’incarico da assegnare;
  4. nella sezione “Descrizione” inserire una breve descrizione della funzione;
  5. potete inserire la data di inizio e di termine dello svolgimento della funzione;
  6. nella sezione “Note” andrete a descrivere le attività svolte da chi riveste quel ruolo e le relative responsabilità;
  7. nella sezione “Documenti” potrete inserire eventuali lettere di nomina o altri documenti relativi all’incarico svolto.

La gestione degli incarichi è disponibile con l’abbonamento Base.

6.1.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità (Pianificazione)

Tra le principali novità della UNI EN ISO 9001:2015, vi è l’introduzione dell’analisi dei rischi e delle opportunità. L’organizzazione, in sostanza, deve dimostrare che nel pianificare le sue attività tiene conto delle eventuali situazioni che possono andare storte oppure delle situazioni che possono comportare un’opportunità di sviluppo. Non considerare questi elementi può portare l’organizzazione a non saper gestire eventuali situazioni di questo tipo o non coglierne le possibilità.

Nel pianificare il sistema di gestione per la qualità, l’organizzazione deve considerare i fattori di cui al punto 4.1 e i requisiti di cui al punto 4.2 e determinare i rischi e le opportunità che è necessario affrontare per:

a) fornire assicurazione che il sistema di gestione per la qualità possa conseguire il(i) risultato(i) atteso(i);

b) accrescere gli effetti desiderati;

c) prevenire, o ridurre, gli effetti indesiderati;

d) conseguire il miglioramento.

AimSafe, nascendo come strumento per la valutazione dei rischi in materia di sicurezza e salute dei lavoratori, trova in questa specifica parte della norma, un singolare punto di forza.

aimsafe-schede-rischi-dettaglio

L’utente, potrà usare AimSafe per analizzare i rischi e le opportunità in questo modo:

  1. creare per ogni processo una scheda di valutazione nella sezione “Schede”;
  2. all’interno della scheda, nel titolo, inserire il nome del processo;
  3. inserire nel campo “Descrizione”, la descrizione del processo che si intende analizzare;
  4. inserire i rischi cliccando su “Aggiungi”;
  5. per ogni rischio, inserire il titolo, ad esempio: Oscillazione della valuta di acquisto;
  6. inserire la descrizione delle condizioni che possono determinare il rischio;
  7. indicare nel capo “Misure adottate” tutte le misure attualmente in essere per mitigare quel determinato rischio o raccogliere le opportunità che si dovessero rilevare;
  8. “Rischi residui” qui andremo a indicare le condizioni residue, al netto delle misure già attuate. Serve per determinare le possibili misure di miglioramento da pianificare;
  9. Probabilità e Danno servono alla quantificazione del rischio e alla definizione della rilevanza o meno secondo la matrice di rischio;
  10. dall’analisi dei rischi residui, deriveranno le proposte di miglioramento che andremo a inserire nella sezione “Miglioramenti”;
  11. nella sezione “Prescrizioni” potremo descrivere la procedure di svolgimento del processo.

Per la gestione delle schede di processi, attività e ambienti di lavoro è necessario attivare l’abbonamento Premium.

Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento – 6.2

Da tutte le attività legate la sistema di gestione, partendo dalla pianificazione fino al monitoraggio, derivano interventi da mettere in atto al fine del miglioramento del sistema o della sua efficacia:

Nel pianificare come raggiungere i propri obiettivi per la qualità, l’organizzazione deve determinare:

a) cosa sarà fatto;

b) quali risorse saranno richieste;

c) chi ne sarà responsabile;

d) quando sarà completato;

e) come saranno valutati i risultati.

In AimSafe, sarà sufficiente inserire tutte queste attività nella sezione “Attività”:

Attività - Elenco 20161014

  1. accedere alla sezione “Attività” della propria azienda;
  2. cliccare su “Nuovo”;
  3. inserire la data di definizione dell’intervento;
  4. inserire un titolo identificativo;
  5. inserire la descrizione dell’intervento, andando a specificare le risorse messe a disposizione;
  6. è possibile indicare l’area di lavoro o il processo a cui si riferisce sotto il campo “Luogo”;
  7. “Ruolo coinvolto” riporta l’indicazione del responsabile dell’attuazione;
  8. “Data di scadenza” riporterà il termine entro cui effettuare l’attività;
  9. “Data fine” la data in cui l’intervento è stato realizzato.

Sarà possibile, anche qui, allegare documento o file per l’implementazione e la verifica dell’intervento.

Per la gestione delle attività è necessario attivare l’abbonamento Premium.

7.2 Competenza

Il sistema di gestione e il suo funzionamento sono direttamente influenzati dalle competenze delle persone che fanno parte dell’organizzazione.

L’organizzazione deve:

a) determinare le competenze necessarie per la(e) persona(e) che svolge(ono) attività lavorative sotto il suo controllo e che influenzano le prestazioni e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità;

b) assicurare che queste persone siano competenti sulla base di istruzione, formazione), o esperienza appropriate;

c) ove applicabile, intraprendere azioni per acquisire le necessarie competenze e valutare l’efficacia delle azioni intraprese;

d) conservare appropriate informazioni documentate quale evidenza delle competenze.

Anche in questo caso, AimSafe, nato per la gestione della sicurezza e salute dei lavoratori, risulta avere tutte le carte in regola per la gestione anche di questo punto della norma:

  1. all’interno della sezione “Cataloghi” / “Catalogo corsi”, inserire come corsi la formazione che si intende mappare (es. lingua inglese);
  2. è possibile anche inserire i livelli (inglese base, medio, avanzato), definendo anche, nella sezione “Corsi compresi”, che l’inglese avanzato è valido anche come inglese base e medio e che l’inglese medio è valido anche come inglese base;
  3. per ogni mansione dell’azienda, inserire, nella sezione “Qualifiche richieste”, la formazione di cui deve essere dotato colui che svolge quella specifica mansione o che l’organizzazione desideri acquisisca (es. inglese avanzato);
  4. inserire, per ogni lavoratore, il corso relativo al livello di formazione che il lavoratore possiede, desunto dal CV o da latra documentazione di cui questi fosse in possesso;

Fatto questo, AimSafe verificherà la rispondenza della formazione necessaria per la mansione, con la formazione di cui è in possesso il singolo lavoratore. Sarà, quindi, possibile avere il piano formativo semplicemente utilizzando il “Planning” del modulo formazione.

formazione-planning

Dopodiché, sarà sufficiente organizzare il relativo corso mancante:

  1. creare il corso nella sezione “Elenco corsi”;
  2. impostare i contenuti del corso, la pianificazione degli orari e degli argomenti;
  3. inserire gli allievi, anche direttamente dalla pagina di “Planning”;
  4. allegare, nella sezione “Documenti”, la documentazione del corso scansionata per mantenere la registrazione;
  5. AimSafe permette anche la creazione automatica di attestati e l’invio di questi ai lavoratori, oltre alla registrazione nella scheda anagrafica del singolo partecipante.

Per un approfondimento sull’utilizzo delle funzionalità offerte dall’abbonamento formazione, necessario per eseguire le operazioni sopra indicate, è possibile seguire il video tutorial sulla gestione della formazione.

7.3 Consapevolezza

AimSafe promuove la diffusione della consapevolezza, fin dalla sua nascita, tramite il sistema delle “Condivisioni”. L’utente proprietario dell’azienda su AimSafe, in quanto suo creatore, può decidere con chi condividere l’accesso ai dati.

L’accesso può essere di 3 tipi:

  1. completo: l’utente che riceve la condivisione completa potrà modificare i requisiti delle mansioni, le attività da implementare o creare non conformità. Adatto per i responsabili del sistema di gestione;
  2. base: chi riceve questa condivisione potrà inserire i dati relativi alla chiusura di non conformità, inserire documenti, inserire attestati di formazione dei lavoratori e definire incarichi. Adatto per le funzioni organizzative del sistema (es. responsabile del personale);
  3. sola lettura: l’utente potrà vedere tutto senza poter modificare. Adatto per il singolo lavoratore dell’organizzazione.

Tutto questo vi permetterà di adempiere in maniera rapida a quanto prescritto dalla norma:

L’organizzazione deve assicurare che le persone che svolgono un’attività lavorativa sotto il suo controllo siano consapevoli:

a) della politica per la qualità;

b) dei pertinenti obiettivi per la qualità;

c) del proprio contributo all’efficacia del sistema di gestione per la qualità, compresi i benefici derivanti dal miglioramento delle prestazioni;

d) delle implicazioni derivanti dal non essere conformi ai requisiti del sistema di gestione per la qualità.

aimsafe-condivisione

La condivisione del sito fa parte delle funzionalità disponibili anche con il solo abbonamento Base.

7.5.3 Controllo delle informazioni documentate

Il sistema documentale della propria organizzazione riveste una particolare importanza in quanto rappresenta un sistema di controllo e indirizzo anche delle modalità operative.

AimSafe ha sviluppato un meccanismo specializzato nell’organizzazione e nella condivisione dei documenti.

La norma prescrive che:

Le informazioni documentate richieste dal sistema di gestione per la qualità e dalla presente norma internazionale devono essere tenute sotto controllo per assicurare che:

a) siano disponibili e idonee all’utilizzo, dove e quando necessario;

b) siano adeguatamente protette (per esempio da perdita di riservatezza, utilizzo improprio, o perdita d’integrità).

Per tenere sotto controllo le informazioni documentate l’organizzazione deve intraprendere le seguenti attività, per quanto applicabile:

a) distribuzione, accesso, reperimento e utilizzo;

b) archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;

c) tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);

d) conservazione ed eliminazione.

Le informazioni documentate di origine esterna, determinate come necessarie dall’organizzazione per la pianificazione e per il funzionamento del sistema di gestione per la qualità, devono essere identificate, per quanto appropriato, e tenute sotto controllo.

Le informazioni documentate conservate come evidenza di conformità devono essere protette da alterazioni involontarie.

Anche in questo caso, sarà sufficiente dare la condivisione a chi deve accedere ai documenti e che troverà nella corrispondente sezione.

Chi avrà ricevuto la condivisione in sola lettura potrà vedere e scaricare i documenti (es. modello di registrazione per la taratura del tester) senza poterli eliminare o modificare. Essendo il sistema online, per accedere, è sufficiente un dispositivo elettronico connesso a internet.

aimsafe-documenti.png

La gestione dei documenti fa parte delle funzionalità disponibili anche con il solo abbonamento Base.

8.2.2 Determinazione dei requisiti relativi ai prodotti e servizi

Un’organizzazione che persegua tra gli obiettivi quello di soddisfare il cliente, non può prescindere dall’analisi e definizione di quello che il cliente vuole. Per farlo, la norma, prevede che:

Nel determinare i requisiti dei prodotti e dei servizi da offrire ai clienti, l’organizzazione deve assicurare che:

a) siano definiti i requisiti dei prodotti e servizi, compresi:

1) ogni eventuale requisito cogente applicabile;

2) quelli ritenuti necessari dall’organizzazione;

b) l’organizzazione sia in grado di corrispondere a quanto essa dichiara in relazione ai prodotti e servizi offerti.

In questo caso, ci viene in aiuto il Modulo Prescrizioni, già incluso nel Modulo Premium, che ci permette di definire le prescrizioni che l’organizzazione deve rispettare al fine di garantire il rispetto dei requisiti del cliente.

aimsafe-prescrizioni-dettaglio

  1. accedere alla sezione “Prescrizioni”, voce “Prescrizioni”;
  2. cliccare su “Nuovo”;
  3. come sezione, si consiglia di inserire il processo di riferimento (es. attività post vendita);
  4. inserire la prescrizione (es. la consegna deve avvenire entro 24 ore dall’ordine);
  5. nel campo “Legislazione” è possibile inserire la fonte di quella prescrizione (es. catalogo dei servizi);
  6. nel campo “Titolo norma” si andrà a copiare e incollare il paragrafo del contratto o del documento dal quale viene desunta la prescrizione;
  7. seguono campi per descrivere nel dettaglio la prescrizione e le modalità di controllo.

Dopodiché, sarà sufficiente applicare la prescrizione alla propria azienda, nella sezione “Siti interessati”.

La sezione “Prescrizioni” nell’azienda è visibile a tutti gli utenti con cui viene condiviso l’accesso, quindi sarà un modo per diffondere i requisiti e tenerli sempre aggiornati.

Nella video guida dedicata alle prescrizioni è possibile ottenere maggiori informazioni sul loro utilizzo, disponibile per tutti gli utenti dotati di abbonamento Premium.

8.2.3 Riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi

Attraverso la determinazione e applicazione dei requisiti all’interno delle Prescrizioni, l’organizzazione si interroga anche sulla sua effettiva capacità di rispettare questi requisiti.

Inoltre, è possibile impostare una periodicità con la quale l’organizzazione può verificare a campione il rispetto dei requisiti. Queste andranno a confluire nello scadenzario via email.

8.4 Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno

Anche in questo caso, ci viene in aiuto la condivisione. Se avessimo bisogno di monitorare con particolare attenzione uno o più fornitori, potremo creare su AimSafe l’azienda fornitrice e condividerla con il fornitore al fine di:

  1. organizzare un sistema documentale con cui condividere le attività, i documenti di riferimento;
  2. definire le prescrizioni da applicare ai prodotti/servizi che il fornitore deve erogare e far si che questi li controlli prima di inviarci il prodotto;
  3. avere uno scadenzario condiviso.

La video guida sull’utilizzo di Aimsafe come piattaforma per la verifica degli appaltatori fornisce ulteriori informazioni su questa funzionalità.

9.2 Audit interno

Utilizzando le Prescrizioni, potremo andare a pianificare le attività di audit dei singoli processi in modo da garantire che, entro gli intervalli pianificati, questi audit vengano effettivamente svolti.

La scadenza di questi sarà monitorabile nella sezione Prescrizioni dell’azienda.

Ad ogni audit, avrà modo di indicarne il risultato e allegare il report relativo per metterlo a disposizione delle parti interessate.

10.2 Non conformità e azioni correttive

Per gestire le non conformità, possiamo usare le “Anomalie”:

aimsafe-anomalie-dettaglio.jpg

  1. nel campo “Anomalia” inserire un descrizione sintetica della non conformità;
  2. nel campo “Descrizione” inserire la descrizione dettagliata dell’evento non conforme e delle modalità con cui è stato rilevato;
  3. inserire la data della non conformità;
  4. nel campo “Intervento” inserire la descrizione delle proposte di trattamento della non conformità e azioni correttive;
  5. nel campo “Riferimenti normativi” si potrà inserire i riferimenti legati al punto norma, alla procedura non rispettata o al punto del contratto;
  6. nel campo “Sanzioni” è possibile inserire le eventuali penali che il cliente potrebbe applicare o i danni che la non conformità potrebbe comportare, al fine di sensibilizzare gli operatori circa il loro impatto sull’organizzazione;
    aimsafe-anomalie-dettaglio2.jpg
  7. “Priorità” dovrà indicare con quale urgenza la non conformità deve essere trattata;
  8. è possibile indicare chi è coinvolto nel suo trattamento e correzione;
  9. la data in cui la non conformità è stata trattata e l’indicazione del trattamento scelto.

E’ possibile aggiungere materiale fotografico o altre immagini comprovanti la non conformità e il suo trattamento.

Le anomalie vengono attivate con l’abbonamento Premium.

Provate gratuitamente le funzionalità di AimSafe relative al modulo Base e al modulo Formazione registrandovi sul sito o chiedi maggiori informazioni scrivendo a info@aimsafe.it.

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