Ammetto che la proposta, da parte del nostro responsabile scientifico, relativa alla creazione di un modulo per la gestione dell’Elenco delle Prescrizioni Legali, non mi ha visto immediatamente entusiasta.
Benché l’identificazione e il monitoraggio degli adempimenti normativi e aggiuntivi faccia parte dei principali standard di certificazione, ero convinto che l’adempimento a tale obbligo fosse di facile attuazione.
La mia è stata sicuramente una valutazione errata e gli strumenti messi a disposizione da AimSafe per questa gestione hanno dimostrato, ancora una volta, di essere in grado di semplificare enormemente il lavoro di incaricati e consulenti.
Identificazione e verifica
I sistemi di gestione per la qualità (UNI EN ISO 9001:2015), per l’ambiente (UNI EN ISO 14001:2015) e per la sicurezza e salute dei lavoratori (BS OHSAS 18001:2007) richiedono alle organizzazione di valutare e monitorare l’adempimento degli obblighi legislativi.
I responsabili dei sistemi di gestione, pertanto, hanno l’onere di:
- identificare le normative applicabili
- valutare il loro impatto sull’organizzazione
- monitorare il loro rispetto
- dare evidenza dei controlli effettuati
Un insieme di attività che, inevitabilmente, conducono alla creazione di una o più checklist di analisi e controllo.
Il primo passo degli sviluppatori di AimSafe è stato quello di integrare il sistema di monitoraggio delle scadenze, già presente, con un meccanismo che, con semplicità, consenta anche di impostare attività a scadenza periodica.
In questo modo in nostri utenti hanno a disposizione un unico sistema utilizzabile per tutte le scadenze aziendali, dotato di avvisi periodici via email.
Riferimenti legislativi e prescrizioni
Le norme tecniche parlano di prescrizione e non di riferimento legislativo. Questa differenza impone che, nella valutazione dell’impatto delle normative sull’organizzazione, vengano definiti gli obblighi specifici derivanti dalla normativa stessa, evitando di limitarsi a citare gli articoli da rispettare.
Si tratta di un lavoro di analisi e conversione impegnativo che potrebbe impegnare per lungo tempo le risorse aziendali o i consulenti incaricati.
AimSafe ha pensato, probabilmente per primo in Italia, di mettere a disposizione dei propri utenti, non un mero elenco di norme, ma di convertire le stesse nelle relative prescrizioni, offrendo un database pronto per essere utilizzato operativamente.
Ad esso viene abbinato un servizio di aggionrnamento continuo, che solleva l’utente dalla necessità di monitorare con continuità un corpo normativo estremamente ampio e dinamico.
Un aiuto aggiuntivo per i consulenti
I consulenti che si offrono per supportare le organizzazioni nel monitoraggio delle Prescrizioni Legali, oltre alle difficoltà sopra esposte, devono confrontarsi con un ulteriore problema: personalizzare l’elenco delle prescrizioni, per ogni organizzazione, in base alla loro effettiva applicabilità.
Per supportare i consulenti in questo compito, il nostro staff ha predisposto vari livelli di personalizzazione nella definizione dell’Elenco delle Prescrizioni Legali.
Ogni utente è in grado di decidere quali, tra le prescrizioni presenti nel sistema vuole recepire. Oltre a questo ogni consulente può ampliare l’elenco offerto aggiungendo controlli derivati dalla propria esperienza professionale o da specifiche esigenze aziendali.
Ogni prescrizione può essere attivata e disattivata per ogni azienda monitorata, consentendo la creazione di checklist di “requisiti di conformità” altamente personalizzate.
Condividendo i dati con il cliente, il sistema provvederà a segnalare eventuali scadenze in automatico, in modo che il personale incaricato possa provvedere agli opportuni controlli.
Una combinazione efficace
Con il modulo “Prescrizioni” AimSafe mette a disposizione degli utenti una combinazione di strumenti estremamente efficace:
- un sistema di monitoraggio delle scadenze periodiche, con avvisi tramite e-mail
- la possibilità di definire un insieme di prescrizioni da monitorare, completo di riferimenti normativi, indicazioni per l’adempimento, incaricati della gestione e periodicità dei controlli
- un archivio di oltre 400 prescrizioni, derivate dalle normative vigenti, in tema di ambiente, sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, impiantistica, antincendio e attrezzature in pressione
- un sistema di personalizzazione multiazienda specificamente pensato per i consulenti
Una combinazione di caratteristiche inedita che, ora che l’ho vista realizzata e provata sul campo, mi ha fatto comprendere quanto, in realtà, uno strumento simile possa essere necessario.
Se vuoi approfondire la gestione della conformità legislativa, guarda la videoguida o registrati ad AimSafe.
Edy Incoletti – Responsabile progetto AimSafe
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