Una delle funzioni implementate nel 2018 all’interno del Modulo Formazione, è la “Verifica dei requisiti formativi”, presente sotto la voce “Dashboard” nella sezione Formazione.
Il sistema, grazie a questa funzione, propone all’utente, lavoratore per lavoratore, i corsi che dovrebbe avere in base a mansione e ruolo, e la relativa scadenza.
A differenza del Planning, questa funzione riporta anche i corsi validi e la relativa scadenza, anche tenendo conto delle equipollenze.
Dalla pagina della Verifica dei requisiti formativi, è possibile esportare il tutto in un foglio di calcolo.
In questo articolo, vediamo come possiamo usare questo file.
Una volta generato il file, selezionate la prima riga, quella con le intestazioni delle colonne e cliccate sul tasto del “Filtro” presente nel programma che usate per leggere i fogli di calcolo.
Ora, andate sulla colonna “Sito” e, cliccando sulla freccia a lato, potrete selezionare la/e sede/i di cui volete controllare la formazione.
Andando nella colonna “Stato”, l’ultima a destra, potrete filtrare per “Stato” scegliendo tra:
- Corso iniziale mancante: permette di visualizzare coloro a cui manca il corso iniziale richiesto in base alla mansione e al ruolo;
- Data scadenza non impostata: riporta quei corsi per i quali non è stata prevista una data di scadenza;
- In scadenza: tutti i corsi che scadranno da qui a tre mesi;
- In scadenza (scadenza non prevista): sono quei corsi per i quali non è prevista la scadenza. Spesso si tratta di equipollenze, quindi è una voce che potete disattivare;
- Scaduto;
- Scaduto (scadenza non prevista): anche in questo caso, si tratta di corsi per i quali non è prevista la scadenza ma che, per un errore nell’inserimento del dato o per equipollenze con corsi che scadono, hanno a sistema una scadenza non prevista. E’ una voce che può essere tranquillamente disattivata;
- Valido: sono i corsi validi e non in scadenza.
Sfruttando queste voci, vediamo cosa possiamo fare:
Verificare, per una singola azienda, le necessità formative ad oggi
- Filtrate dalla colonna “Sito” la/e sede/i di cui volete avere lo stato della formazione;
- come “Stato” selezionate solo queste voci: “Corso iniziale mancante”, “In scadenza”, “Scaduto”;
Potrete così avere le necessità formative da qui a tre mesi.
Ordinando per data di scadenza o per tipo di corso, potrete rende più facile la lettura.
Inviare al cliente lo stato della formazione
- Filtrate dalla colonna “Sito” la/e sede/i di cui volete avere lo stato della formazione;
- Ordinate per nome del “Lavoratore” o per “Corso”;
- Generate un PDF da inviare al cliente oppure copiate le righe, che appaiono, su un file vuoto e inviate il file al cliente. Questo per evitare che possa, disattivando i filtri, vedere lo stato della formazione anche degli altri vostri clienti.
Organizzare corsi interaziendali
- non filtrate per Sito o eliminate i filtri attivati;
- filtrate per singolo “Corso”;
- filtrate lo “Stato” in “Corso iniziale mancante” per capire quanti sono i possibili allievi per il corso iniziale, oppure in “Scaduto” e “In scadenza” per verificare gli allievi per l’aggiornamento. Attivando anche i corsi in che hanno “Valido” come Stato, potrete vedere le scadenze oltre i tre mesi.
Come vedete, il file generato dalla Verifica dei requisiti formativi ha molteplici usi e siamo sicuri che anche voi sarete in grado di individuarne altri.
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