Modello 231 nelle PMI: come implementare le Procedure semplificate D.M. 13/02/2014

Come discusso nellì’articolo “D.Lgs. 231/01 – D.Lgs. 81/2008 – UNI ISO 45001: una visione di sistema per il bene dell’organizzazione” presente sul sito di AimSafe, la Legge 123/07 ha introdotto, tra i reati previsti nel D.Lgs. 231/01, anche quelli legati alla sicurezza e salute dei lavoratori.

Come sappiamo, però, il tessuto produttivo italiano è caratterizzato da un’elevata frammentazione che porta ad avere un elevato numero di PMI (Piccole e Medie Imprese) rispetto alle Grandi imprese. L’implementazione, ma anche solo la comprensione, di un Modello di Organizzazione e Gestione in realtà di questo tipo è decisamente difficile.

L’inserimento dei reati in materia di sicurezza e salute dei lavoratori tra i reati 231, inoltre, ha allargato moltissimo la platea dei soggetti destinatari. Si pensi al piccolo artigiano con pochi dipendenti che, fino all’emanazione della Legge 123/07, non era soggetto alla 231 in quanto non era esposto al rischio di commissione dei reati, fino ad allora, previsti.

L’articolo 30 del D.Lgs. 81/2008, aveva già previsto di considerare esimente i sistemi di gestione BS OHSAS 18001:2007 e i modelli di sistemi di gestione implementati con il sistema UNI INAIL. Questo, di per sè, rappresentava uno sconto rispetto ad altri reati già presenti o a venire. Tuttavia, rimanevano ancora fuori tutte quelle aziende di ridotte dimensioni che non avevano la forza di implementare un sistema di gestione.

Il D.Lgs. 106/09, che modificò il D.Lgs. 81/2008, introdusse, all’interno dell’articolo 30, una modifica molto importante:

5-bis. La commissione consultiva permanente per la salute e sicurezza sul lavoro elabora procedure semplificate per la adozione e la efficace attuazione dei modelli di organizzazione e gestione della sicurezza nelle piccole e medie imprese. Tali procedure sono recepite con decreto del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali.

Il decreto previsto fu emanato il 13/02/2014.

All’interno di questo documento, sono riportate le indicazioni su come implementare un Modello di Organizzazione e Gestione, con funzione esimente rispetto ai reati legati alla sicurezza e salute dei lavoratori.

Il documento è composto da capitoli che ripercorrono i punti previsti dell’articolo 30 comma 1, 2 e 3. In particolare, vengono trattati, come singoli capitoli, le voci riportate all’interno del comma 1.

Di seguito, riportiamo il sommario delle procedure con qualche annotazione ritenuta utile. Sono riportati link su come usare AimSafe come strumento di supporto al modello organizzativo.

1. Premessa

2. Introduzione

Qui vengono proposte considerazioni legate alle condizioni specifiche delle piccole e medie imprese che rendono di difficile applicazione i principi stessi della responsabilità amministrativa:

l’eventuale coincidenza tra l’alta direzione (AD), il datore di lavoro (DL) e l’organo dirigente ai sensi del D.Lgs.231/01;

l’esistenza o meno di un unico centro decisionale e di responsabilità;

la presenza o meno di dirigenti;

la presenza di soggetti sottoposti alla altrui vigilanza.

Infatti, la responsabilità amministrativa dell’ente si basa proprio sul beneficio che l’ente stesso ha dal comportamento illecito dei suoi componenti (apicali o subordinati). Questo principio risulta di difficile applicazione alle piccole imprese dove c’è una sostanziale coincidenza tra la proprietà dell’ente e il principale responsabile in termini di sicurezza e salute dei lavoratori.

3. Politica aziendale di salute e sicurezza, obiettivi e piano di miglioramento

La politica per la sicurezza deve essere identificata e dichiarata. Non è previsto come obbligo del D.Lgs. 81/2008 quindi deve essere implementata.

3.1 Piano di miglioramento

Sebbene il DVR debba già contenere misure di miglioramento, l’ente deve prevedere anche azioni di miglioramento per aumentare l’efficacia del proprio modello. Queste misure potrebbero essere di carattere organizzativo e gestionale. Un elemento importante previsto è quello di associare alle misure di miglioramento degli indicatori volti a valutare l’efficacia delle misure scelte.

4. Rispetto degli standard tecnico strutturali di legge relativi a attrezzature, impianti, luoghi di lavoro, agenti chimici, fisici e biologici (art. 30, comma 1, lett. A), D.Lgs. 81/2008)

Viene richiesto all’ente di dotarsi di un elenco delle norme applicabili e, nello specifico, dei requisiti legislativi applicabili in modo da poter verificare costantemente il rispetto delle norme e, nello specifico, il possesso della documentazione obbligatoria prevista.

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per la verifica della conformità legislativa.
Guarda il video “Come effettuare la Verifica
di conformità legislativa (14001-18001)

Il punto riporta anche l’importanza dei controlli periodici sulle attrezzature di lavoro, macchinari e impianti. Le procedure propongono modelli per elencare le norme e per registrare i controlli sulle attrezzature. Un’operazione che, grazie alle funzionalità rese disponibili tramite il modulo “Attrezzature e manutenzioni” risultano estremamente semplici.

5. Attività di valutazione dei rischi e di predisposizione delle misure di prevenzione e protezione conseguenti (art. 30, comma 1, lett. B), D.Lgs. 81/2008)

Qui le procedure semplificate non aggiungono granché rispetto al dettato normativo già previsto all’articolo 28. Viene proposto un modello di lettera di consegna dei DPI.

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6. Attività di natura organizzativa, quali gestione delle emergenze e primo soccorso (art. 30, comma 1, lett. c), D.lgs 81/2008)

Anche in questo caso, la normativa vigente riporta già sufficienti indicazioni per adempiere anche a questo punto delle procedure semplificate.

7. Gestione appalti

Le procedure semplificate riportano indicazioni relative alla gestione degli appalti che seguono quanto previsto dall’articolo 26. Importante integrazione: prevedere apparato sanzionatorio per gli appaltatori in modo da avere dei punti di peso nella gestione con gli appaltatori.

Appalti: verifica dell’idoneità tecnico-professionale
e predisposizione del DUVRI

8. Riunioni periodiche di sicurezza e consultazione dei lavoratori per la sicurezza

8.1. Comunicazione e rapporto con l’esterno

8.2. Consultazione e partecipazione

9. Attività dio sorveglianza sanitaria (art. 30, comma 1, lett. d), D.lgs 81/2008).

10. Attività di informazione e formazione dei lavoratori (art. 30, comma 1, lett. e), D.lgs 81/2008).

La formazione, in particolare, richiede aggiornamenti costanti, le cui scadenze sono previste per legge. Anche in questo caso AimSafe fornisce gli strumenti per gestire le esigenze formative di tutti i lavoratori.

11. Attività di vigilanza con riferimento al rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in sicurezza da parte dei lavoratori (art. 30, comma 1, lett. f), D.lgs 81/2008)

In questa sezione, vengono riproposte indicazioni in merito alle funzioni di controllo che l’la norma prevede sia come Datore di lavoro, dirigenti e preposti.

12. Acquisizione di documentazioni e certificazioni obbligatorie per legge (art. 30, comma 1, lett. g), D.lgs.81/2008).

Questa sezione richiama l’importanza della corretta gestione della documentazione relativamente a:

  • le modalità di comunicazione della documentazione;
  • il sistema di conservazione e controllo;
  • le modalità di revisione, necessarie specialmente in caso di cambiamenti organizzativi, tecnici, strutturali, dei processi, ecc.
  • la figura/e in azienda che ne ha/hanno responsabilità

13. Periodiche verifiche dell’applicazione e dell’efficacia delle procedure adottate (art. 30, comma 1, lett. h), D.lgs 81/2008).

Questa sezione riporta indicazioni circa gli elementi da monitorare al fine di mantenere il controllo sul sistema e come questo evolve.

13.1. Sorveglianza/monitoraggio o misurazione dell’adozione delle procedure/modelli

13.2. Indagine su infortuni,incidenti e situazioni pericolose

Tema abituale per i sistemi di gestione della sicurezza ma non per le aziende non certificate. Si tratta di monitorare gli eventi incidentali, in modo da trarne indicazioni su possibili miglioramenti. Una descrizione più approfondita del tema può essere trovata in questo articolo dell’Ing. Fabio Rosito.

13.3. Non conformità, azioni correttive ed azioni preventive

Anche questo elemento non è previsto dalla normativa ma la sua gestione permette di migliorare efficacemente i rischi e, a livello di sistema, individuare eventuali situazioni non conformi e porvi rimedio in maniera tempestiva ed efficace. E’ di primaria importanza che, a seguito dell’apertura delle non conformità, queste vengano tenute sotto controllo fino alla loro eliminazione.

Le Procedure riportano modelli di registrazione sia dell’analisi eventi che delle non conformità.

14. Il modello organizzativo e gestionale di cui al comma 1 dell’art. 30 del D.Lgs. 81/08 deve prevedere idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività di cui al comma 1 (art. 30, comma 2, D.Lgs n. 81/2008).

Qui vengono riportate indicazioni relativamente alla gestione della documentazione funzionale al modello organizzativo. E’ consigliabile definire un sistema comune con i documenti di cui al punto 12.

15. Il modello organizzativo deve in ogni caso prevedere, per quanto richiesto dalla natura e dimensioni dell’organizzazione de del tipo di attività svolta, un’articolazione di funzioni che assicuri le competenze tecniche e i poteri necessari per la verifica, valutazione, gestione e controllo del rischio (art. 30, comma 3, D.Lgs 81/2008)

L’ente deve definire i ruoli rilevanti per il proprio modello, partendo da quelli previsti dalla normativa. Per tutte le figure, l’ente dovrà monitorarne e verificarne la formazione richiesta. Sebbene la c.d. lettera di nomina e organigramma non sia obbligatori, un buon modello organizzativo definisce i ruoli e alloca le responsabilità anche mediante lettere di nomina che vanno a descrivere nel dettaglio i ruoli.

16. Un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello (art. 30, comma 3, D.lgs.81/2008)

IMPORTANTE: questo è un elemento essenziale al funzionamento del modello ma che non è previsto dalla normativa. L’ente deve definire l’apparato sanzionatorio da applicare a tutti i soggetti sotto la propria responsabilità.

Le sanzioni andranno definite per tutte le figure, comprese il datore di lavoro, e dovrà coprire anche gli appaltatori e fornitori. Chiaramente, il codice civile e i contratti collettivi nazionali sono elementi da considerare nella definizione dell’apparato sanzionatorio, ma è necessario andare ad esplicitarlo, all’interno del modello.

17. Il modello organizzativo deve altresì prevedere un idoneo sistema di controllo sull’attuazione del medesimo modello e sul mantenimento nel tempo delle condizioni di idoneità delle misure adottate. Il riesame e l’eventuale modifica del modello organizzativo devono essere adottati, quando siano scoperte violazioni significative delle norme relativealla prevenzione degli infortuni e dell’igiene del lavoro, ovvero in occasione di mutamenti nell’organizzazione e nelle attività in relazione al progresso sicentifico e tecnologico (art. 30, comma 4, D.lgs.81/2008)

17.1. Audit interno di sicurezza

Come previsto per le norme sui sistemi di gestione, l’ente deve pianificare e realizzare attività di controllo periodico sull’efficacia del sistema. Si ritiene che sia di estrema utilità rifarsi alla norma UNI EN ISO 19001:2018.

17.2. Programmazione dell’audit

17.3. Identificazione degli auditor interni

17.4. Conduzione dell’audit

17.5. Riesame

Come per i sistemi di gestione, anche nelle procedure semplificate viene indicata la necessità che l’alta direzione riesamini periodicamente il proprio modello per capire come migliorare.

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