UNI ISO 45001: semplificare l’implementazione con AimSafe

In questo articolo riperriamo i punti norma previsti dalla nuova UNI ISO 45001:2018, evidenziando le operazioni che materialmente devono essere svolte per rispettarli.

Per ogni punto viene specificato come utilizzare AimSafe per rispettare quel requisito.

5 Leadership e partecipazione dei lavoratori

All’interno della sezione “Ruoli“, l’organizzazione può andare a definire ruoli specifici scelti tra quelli previsti dalla normativa (Datore di lavoro, dirigenti, preposti, RSPP, RLS, Medico competente, Incaricati antincendio, incaricati del primo soccorso). Il sistema, in automatico, genererà l’organigramma da pubblicare.

6.1.2 Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi e delle opportunità

AimSafe contiene uno strumento per la redazione assistita del Documento di valutazione dei rischi. La nostra piattaforma permette di valutare i rischi per le singole fasi di lavoro e, per ognuna di queste, individuare le misure adottate, i DPI da indossare, le proposte di miglioramento e le prescrizioni per i lavoratori. il nostro sistema, permette anche di predisporre alcune valutazioni specifiche quali il rumore (UNI EN ISO 9432:2011 e 9612:2011), vibrazioni, chimico, sollevamento di carichi, esplosione.

6.1.3 Determinazione dei requisiti legali e altri requisiti: database dei requisiti legali

La nostra piattaforma permette di avere accesso ad un database di oltre 400 prescrizioni legali estratte dalle norme vigenti e opportunamente interpretate per farle diventare indicazioni per le aziende e i loro consulenti. Il database viene costantemente aggiornato dal nostro staff.

6.1.4 Attività di pianificazione

Grazie alle Azioni, l’utente può pianificare e monitorare gli interventi da mettere in atto per il miglioramento del sistema di gestione. Le azioni in scadenza, verranno notificate via email, oltre a comparire nel calendario.

6.2.2 Pianificazione per il raggiungimento degli obiettivi per la SSL

Anche in questo caso, le Azioni permettono all’utente di pianificare e descrivere gli interventi da adottare al fine di migliorare il proprio sistema di gestione ed avere lo scadenzario per ricevere alert in occasione dell’approssimarsi delle scadenze.

7.2 Competenze

Attraverso l’individuazione delle necessità formative per mansione, è possibile gestire questo elemento. L’operatore definirà i requisiti formativi per mansione e, assegnando al singolo lavoratore la relativa mansione, potrà avere la verifica del gap formativo e lo scadenzario dei corsi tenendo conto delle reali necessità formative attuali.

7.5.2 Creazione e aggiornamento

Attraverso AimSafe potete facilitare il processo di creazione e aggiornamento delle informazioni documentate. Il caricamento o la modifica di documenti nella sezione Documenti, sono riservati agli utenti che hanno ricevuto l’accesso in scrittura dall’utente Proprietario dell’azienda. Per ogni documento, potete indicare il numero della revisione, chi l’ha realizzato e chi l’ha approvato. Nel campo Descrizione potete inserire il motivo dell’aggiornamento o altre informazioni utili a comprendere l’informazione documentata collegata.

7.5.3 Controllo delle informazioni documentate

L’utente Proprietario può condividere le informazioni dell’azienda con altri utenti dando loro permessi differenti. In questo modo, si potranno definire degli utenti con diritto di scrittura e altri con diritti di sola lettura. Creando più sedi per la stessa azienda, potrete anche parcellizzare le informazioni documentate per renderle visibili solo ad alcuni utenti.

8.1.2 Eliminazione dei pericoli e riduzione dei rischi per la SSL

All’interno delle schede di valutazione andrete a inserire le misure già ora attuate per la riduzione dei rischi lavorativi. Le misure che ritenete utili a ridurre ulteriormente i rischi vanno a finire nel piano di miglioramento, sempre all’interno della singola scheda e trasferite nella sezione Azioni per tenerne sotto controllo la reale attuazione.

8.1.3 Gestione del cambiamento

Lo strumento per la redazione assistita della valutazione dei rischi permette una gestione estremamente efficace dei cambiamenti. Ogni qualvolta si instaura una modifica, sarà sufficiente apportare le necessarie modifiche alle schede di valutazione, ai rilievi tecnici ecc. Immediatamente, le modifiche si propagano sulle mansioni e le conseguenze, quali modifiche delle richieste formative, vengono immediatamente gestire dal sistema.

8.1.4 Approvvigionamento

Per i fornitori critici, su cui volete attuare un controllo specifico, potrete creare l’azienda e condividerla con il fornitore in modo che possa aumentare la consapevolezza e controllo sui suoi obblighi. Potrete anche monitorare eventuali necessità informative specifiche per chi accede all’azienda (corso di primo accesso, corso sulla gestione delle emergenze del sito ecc.). Grazie alla condivisione, potrete inserire nella sezione Documenti eventuali specifiche contrattuali. I corsi che erogherete e a cui parteciperanno eventuali lavoratori di ditte esterne, andranno ad arricchire l’anagrafica del lavoratore. Grazie al modulo Prescrizioni legali, potrete anche andare a definire specifici requisiti contrattuali che l’appaltatore o fornitore dovrà andare a rispondere e periodicamente controllare.

8.2 Preparazione e risposta alle emergenze

Nella sezione Documenti andrete a caricare il Piano di Emergenza e le planimetrie di evacuazione per renderle immediatamente disponibili. Analogamente, potrete archiviare le prove di evacuazione per monitorarne la scadenza.

9.1.2 Valutazione della conformità

Grazie al modulo Prescrizioni legali abbinato al database delle Prescrizioni, potrete effettuare la verifica periodica. Per farlo, è sufficiente accedere alla singola prescrizione e aggiungere una verifica. All’interno, indicherete il controllo effettuato e il risultato dello stesso. Potrete anche allegare evidenze del controllo effettuato.

9.2.1 Audit interno – Generalità

Grazie al modulo Prescrizioni, potete andare a generare la checklist delle verifiche da effettuare durante l’audit interno e dare evidenza dei controlli effettuati. In questo modo, potrete anche analizzare l’evoluzione dei controlli negli anni.

9.2.2 Programma di audit interno

Per i consulenti che seguono numerose aziende, stare dietro ai diversi programmi di audit non è semplice. Con AimSafe lo diventa. E’ sufficiente caricare il piano di audit nella sezione Azioni andando a creare un’Azione per ogni fase dell’audit. Il cliente, in questo modo, potrà avere sottomano il piano di audit. Un volta terminata una fase, potrete segnarla come conclusa e allegare il report di audit alla singola azione. Per il consulente, grazie al calendario complessivo, sarà facile controllare le scadenze dei vari audit pianificati.

9.3 Riesame della direzione

Anche in questo caso è sufficiente creare un’Azione per pianificare il riesame e inserire all’interno dell’Azione o come allegato, le decisioni prese.

10.2 Incidenti, non conformità e azioni correttive

AimSafe mette a disposizione dei propri utenti un sistema di gestione delle non conformità e degli incidenti. Il sistema permette l’analisi degli eventi e la definizione delle misure di trattamento e le azioni correttive. Una volta identificate le azioni correttive, sarà sufficiente caricarle nella sezione Azioni per monitorarne la realizzazione.

10.3 Miglioramento continuo

Anche in questo caso le Azioni sono lo strumento essenziale. A prescindere dall’origine di una certa necessità di intervento, le Azioni permettono all’organizzazione di monitorarne la realizzazione e attuazione.

Grazie al proprio sistema di remind via email, AimSafe esplica la sua funzione proattiva per accompagnare l’organizzazione.

Conclusioni

Prova gratuitamente AimSafe e scopri una serie di strumenti studiati in collaborazione con affermati professionisti del settore e pensati per rendere più semplice il loro lavoro.

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